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管理者如何下达工作指示

经营管理

管理者如何下达工作指示

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【摘要】:
管理者如何下达工作指示 在经营管理中,有各层管理者,大到中高层,小到基层,对于每天的管理工作来说,都要把自己的想法和指示,逐一下发给各下属,希望下属们能够又好又快的完成各项工作指示及任务。然而,在下发传达指示时,经常会遇到各种问题,由于沟通不到位,导致“下属不愿听从”、“下属接到指示时有情绪化”、“下属未能正确理解指示的重点”等等现象,从而影响了当前工作进展不顺畅。今天,我们就从一个“下达指示”的

管理者如何下达工作指示

 

经营管理中,有各层管理者,大到中高层,小到基层,对于每天的管理工作来说,都要把自己的想法和指示,逐一下发给各下属,希望下属们能够又好又快的完成各项工作指示及任务。然而,在下发传达指示时,经常会遇到各种问题,由于沟通不到位,导致“下属不愿听从”、“下属接到指示时有情绪化”、“下属未能正确理解指示的重点”等等现象,从而影响了当前工作进展不顺畅。今天,我们就从一个“下达指示”的案例来说明管理者应如何掌握正确的解决方策。

一位主管下达某种指示时,总是注意到两件事:

1、说得简明易懂。

2、同时,专心观察下属的反应。

虽然如此用心,下属做出的事还是常常与主管的原意相去甚远。

当主管提醒下属,下属就坚持说:

“那次我接到的指示,的确是这样。”

就这样在一阵争论后,主管只好重新下令,让下属改变方法去做,虽然,那件工作终究是完成了,但是,上司与下属之间,却难免心有疙瘩,影响了彼此的工作情绪……。

这是有关“如何把指示正确传给下属”的问题。正确传达的方法,其要领,我们需要注意以下几点:

一、以下属为中心来说。

不以主观意识为主,同时,必须抛弃自我中心的观念,完全站在下属的立场设想,考虑到:

1、怎样说,下属才会完全了解?

2、用怎样的措辞,下属才不会发生误会?

3、采用怎样的态度说,下属才会听得进?

二、把打算传达的事整理好。

我到底想传达什么?把打算传达的事,自问自答之后,整理成有条不紊的内容。

三、将内容条列化。

打算传达的事,事先若能整理成条列的方式,内容自然而然会成为“要点式”,可以省去很多废话,内容也会变得井然有序。

四、讲究说明步骤。

先概略说明整体,其次,逐步说明各部分的详尽的内容,最后做归纳。

例如:

“我现在想对你说明四件事。第一……。把前面的说明加以综合就是:第一……。怎么样?对这些事你还有什么疑问?……没有的话,一切就拜托你了。”

五、先说结论。

传达一件事时,应该先说结论,而后才说明理由或是状况,我们经常在传达时,往往反此道而行——先拖拖拉拉地说明理由或者状况,磨了老半天,然后才说出不尽明确的结论,造成“说了等于没说”的局面。

这种传达方式,极容易使下属焦急难耐,对说话的内容无法集中注意力。

六、边说边确认下属了解的程度。

所谓确认,不仅仅是从下属的表情,姿态中判断下属了解的程度,也要偶尔发问。例如问说:

“这个部分,你可知道我打算怎么做?”

这种质问,可以大大加强下属了解的程度。

那么,如何让下属很快清楚明白上司下发的工作,并把该项工作完成的十分顺畅且有效呢?就需要大家注意并掌握以下几个处理方式

1、反省一下你平时是不是按照上述六项方法,把话“正确传达”给下属?

2、你在下令之后,一定要告诉下属:

“我刚才说的事你都了解吗?

请复诵一遍。”

3、同时不要下达太多的指示。

每次的命令或是指示,项目之多少要适合下属的注意力、理解力。一次只能接受一项命令的人,你可别对他下达三、四项命令。

4、明确地传达命令的重点。

只说一句:“这件事由你来做吧!好好加油呀。”

这种命令方式显得太粗率,你应该说:

“这件事你要留意的是:第一,注意A的发展情况;第二,对B的效果要立刻提出报告……”

5、下达工作指令时,注意不断重申4P

目的(Purpose

——我们为什么必须这么做?

前景(Picture

——当我们达到目标时会是什么样子?

计划(Plan

——我们达到目标的每一个步骤。

职责(Part

——你能够做什么和需要做什么?

6、多让下属表达意见和提出建议的机会。

7、须重复、多次提醒的内容,可用目视管理方法。

8、重要事项可用书面告知并让其签名。

总之,作为大部门或者小部门的管理者来说,我们都要学会如何把指示正确传给下属,掌握好正确下达工作指示的方法,有利于推进各项工作开展进度,有利于提高下属和部门的工作绩效。(作者:务本咨询 来源:微信公众号本事)

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